CRM система для юридической компании решает множество
проблем: все информацию о клиентах находится в одном месте, что облегчает поиск
информации и снижает время отклика на запросы клиентов; вся история
взаимодействия с клиентом (звонки, встречи, письма, документы) находится в
одном месте, что помогает новому адвокату быстро освоиться, если он должен
помочь клиенту; вся команда имеет доступ к информации о клиентах и может
эффективно работать вместе; система помогает не забывать о важных встречах и
сроках, напоминая вам о них; система помогает отслеживать прогресс в каждом деле
и давать клиентам честные обновления о статусе их дела; система помогает
отслеживать финансовые аспекты работы с каждым клиентом (счета, платежи,
задолженности).
Общие требования к CRM системе для юридической компании
Какие функции должна иметь CRM система для юридической фирмы
Перед тем как рассматривать отдельные CRM системы, давайте
определим, какие функции должна иметь хорошая CRM система для юридической
компании. Эти требования могут помочь вам оценить каждую систему и выбрать ту,
которая лучше всего соответствует вашим потребностям.
Управление
контактами и компаниями: CRM
система должна позволять вам создавать профили клиентов, где вы можете хранить
их основную информацию (имя, телефон, адрес электронной почты, адрес, дата
рождения), историю взаимодействия (звонки, встречи, письма), предпочтения и
особые требования. CRM система должна также позволять вам создавать профили
компаний (для корпоративных клиентов) и связывать контакты с компаниями.
Управление
делами и проектами: CRM система должна позволять
вам создавать запись для каждого дела, которое вы ведете, и отслеживать
прогресс дела. Для каждого дела вы должны иметь возможность: создавать список
задач, которые нужно выполнить; назначать задачи конкретным членам команды;
отслеживать сроки выполнения задач; отслеживать количество часов, потраченных
на дело; прикреплять документы, связанные с делом.
Управление
временем и встречами: CRM
система должна иметь встроенный календарь, который позволяет вам запланировать
встречи с клиентами, звонки и другие события. Система должна отправлять
напоминания перед встречами и позволять вам синхронизировать календарь с
другими членами команды и с вашим личным календарем (Google Calendar, Outlook и
т.д.).
Управление
финансами и счетами: CRM
система должна позволять вам отслеживать счета, выставленные клиентам, платежи,
полученные от клиентов, и задолженности. Для юридической фирмы это особенно
важно, потому что работа обычно оплачивается на основе отработанного времени
или фиксированной стоимости услуги.
Автоматизация
рабочих процессов: CRM система должна позволять
вам автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как отправка писем клиентам,
создание задач на основе определенных событий, отправка напоминаний о сроках и т.д.
Это экономит время и предотвращает человеческие ошибки.
Интеграция
с другими системами: CRM
система должна интегрироваться с другими системами, которые вы используете,
такими как системы электронного документооборота, системы электронной подписи,
системы видеоконференций, системы отправки электронных писем и т.д.
Аналитика
и отчетность: CRM система должна
предоставлять отчеты и аналитику, которые помогают вам понять, как работает
ваша фирма. Например, вы должны иметь возможность видеть: сколько новых клиентов
пришло в этом месяце; какой средний размер дела; сколько времени в среднем
занимает завершение дела; какова процентная ставка для каждого адвоката; какова
вероятность того, что потенциальный клиент в конечном итоге заключит договор.
Безопасность
и конфиденциальность:
Поскольку CRM система будет содержать конфиденциальную информацию о клиентах
(включая информацию о их судебных делах, финансовых ситуациях и личной
информации), система должна обеспечивать высокий уровень безопасности. Это
включает: шифрование данных; контроль доступа (возможность установить разные
права доступа для разных сотрудников); резервное копирование данных;
соответствие требованиям закона о защите персональных данных.
Помимо общих функций, которые должна иметь любая CRM
система, есть специфические требования для юридического бизнеса. Во-первых,
система должна поддерживать отслеживание сроков (deadlines). В юридическом деле
часто есть жесткие сроки (например, срок подачи апелляции, срок ответа на
требование суда и т.д.), и пропуск этих сроков может привести к серьезным
последствиям. Система должна отправлять напоминания о приближающихся сроках.
Во-вторых, система должна поддерживать отслеживание времени
(time tracking). Работа юридической фирмы обычно оплачивается на основе
отработанного времени, поэтому система должна позволять адвокатам записывать,
сколько времени они потратили на каждую задачу или дело. Это помогает
справедливо выставлять счета клиентам и отслеживать производительность каждого
адвоката.
В-третьих, система должна поддерживать управление
документами. В юридическом деле есть множество документов (договоры, жалобы,
постановления суда, письма и т.д.), и система должна позволять хранить эти
документы и легко находить нужный документ.
В-четвертых, система должна поддерживать
многопользовательский доступ с разными уровнями прав доступа. В юридической
фирме разные сотрудники должны иметь доступ к разной информации. Например,
секретарь может иметь доступ только к основной информации о клиентах и
расписанию встреч, в то время как адвокат может иметь доступ ко всей информации
о деле, включая конфиденциальную переписку.
Обзор Битрикс24
Что такое Битрикс24 и его основные возможности
Битрикс24 — это российская CRM система, разработанная
компанией 1С-Битрикс. Это комплексная система управления взаимоотношениями с
клиентами, которая включает не только CRM функции, но и другие инструменты для
управления бизнесом, такие как управление проектами, внутренние коммуникации,
управление документами и т.д. Битрикс24 доступен как в облачной версии (SaaS),
так и в версии, которую вы можете установить на свой собственный сервер.
Основные возможности Битрикс24:
Управление
контактами и компаниями: Битрикс24
позволяет вам создавать профили клиентов и компаний с подробной информацией. Вы
можете организовать клиентов по группам, добавлять теги для классификации, и
отслеживать историю взаимодействия с каждым клиентом.
Управление
сделками (делами): В Битрикс24 вы можете создавать
"сделки" (deals) для каждого дела, которое вы ведете. Для каждой
сделки вы можете установить статус (например, "новая", "в
процессе", "завершена"), сумму (стоимость дела), срок завершения,
и ответственного адвоката. Система позволяет вам визуально видеть все сделки в
виде "доски" (Kanban board), где каждая колонка представляет статус
сделки.
Управление
задачами: Битрикс24 имеет встроенную
систему управления задачами, которая позволяет вам создавать задачи, назначать
их членам команды, устанавливать сроки, и отслеживать прогресс.
Календарь
и встречи: Битрикс24 имеет встроенный
календарь, который позволяет вам планировать встречи и звонки с клиентами, и
отправлять автоматические напоминания.
Управление
документами: Битрикс24 имеет встроенную
систему управления документами, которая позволяет вам хранить и организовывать
документы, связанные с делами клиентов.
Коммуникация: Битрикс24 имеет встроенные инструменты для коммуникации,
включая чат, видеоконференции, и интеграцию с электронной почтой.
Аналитика: Битрикс24 предоставляет подробные отчеты и аналитику о
производительности вашей фирмы, включая информацию о конверсии потенциальных
клиентов, среднем размере сделки, и прогнозируемом доходе.
Преимущества Битрикс24 для юридической компании
Одно из главных преимуществ Битрикс24 — это его
универсальность. Он не только CRM система, но также инструмент для управления
проектами, внутренних коммуникаций, и управления документами. Это означает, что
вы можете использовать единую систему для всех аспектов управления вашей
фирмой, вместо того чтобы использовать несколько разных систем.
Второе преимущество — это его гибкость и настраиваемость.
Битрикс24 позволяет вам настроить систему под ваши специфические потребности.
Вы можете создавать пользовательские поля, пользовательские статусы,
пользовательские рабочие процессы, и пользовательские отчеты.
Третье преимущество — это его российское происхождение.
Система был разработана в России и хорошо адаптирована для российского рынка.
Служба поддержки говорит по-русски, и система полностью соответствует
требованиям российского законодательства о защите данных.
Четвертое преимущество — это относительно низкая стоимость.
Битрикс24 предлагает несколько тарифных планов, включая бесплатный план с
базовыми функциями.
Несмотря на преимущества, у Битрикс24 есть несколько
недостатков. Во-первых, интерфейс может быть сложным для новых пользователей.
Система содержит много функций, и некоторым пользователям может потребоваться
время, чтобы разобраться, как использовать все функции.
Во-вторых, функции управления временем (time tracking) не
очень продвинуты. Для юридической фирмы это может быть проблемой, потому что
отслеживание времени очень важно для справедливого выставления счетов клиентам.
В-третьих, система может быть медленной при большом
количестве данных. Если у вас есть много клиентов и много дел, система может
начать работать медленнее.
В-четвертых, Битрикс24 может быть избыточным для небольшой
юридической фирмы. Если у вас всего несколько адвокатов и клиентов, вам может
не потребоваться столько функций, сколько предоставляет Битрикс24.
Битрикс24 предлагает следующие тарифные планы: Бесплатный план (Free): включает
базовые функции CRM, управление контактами, управление задачами, и календарь.
Подходит для небольших фирм с до 5 пользователей. Базовый план (Basic): 3900 рублей в месяц за до 5 пользователей.
Включает все функции бесплатного плана, плюс расширенное управление сделками и
аналитику. Профессиональный план (Professional):
7500 рублей в месяц за до 10 пользователей. Включает все функции базового
плана, плюс управление проектами, управление документами, и расширенную
аналитику. Корпоративный план
(Enterprise): цена договаривается. Включает все функции, плюс дополнительную
поддержку и кастомизацию.
Обзор AmoCRM
Что такое AmoCRM и его основные возможности
AmoCRM — это облачная CRM система, разработанная российской
компанией. AmoCRM специально разработан для малых и средних предприятий, и его
интерфейс более простой и интуитивный, чем у Битрикс24. AmoCRM фокусируется на
управлении продажами и клиентскими отношениями, и не включает столько
"лишних" функций, как Битрикс24.
Основные возможности AmoCRM:
Управление
контактами и компаниями: AmoCRM
позволяет вам создавать профили клиентов и компаний с подробной информацией.
Система позволяет вам добавлять теги, примечания, и отслеживать историю
взаимодействия с каждым клиентом.
Управление
сделками (делами): AmoCRM позволяет вы создавать
"сделки" для каждого дела. Система использует визуальный "Kanban
board" для отслеживания статуса каждой сделки. Вы можете организовать
доски по разным параметрам (например, по адвокату, по типу дела, по статусу).
Воронка
продаж: AmoCRM имеет встроенную воронку
продаж, которая показывает вероятность того, что потенциальный клиент в
конечном итоге станет реальным клиентом. Это помогает вам прогнозировать
будущий доход.
Управление
задачами и встречами: AmoCRM
позволяет вам создавать задачи, планировать встречи, и отслеживать прогресс.
Система отправляет напоминания перед встречами.
Интеграция
с телефонией: AmoCRM интегрируется с
системами VoIP, что позволяет вам записывать звонки, отслеживать пропущенные
звонки, и автоматически логировать информацию о звонках в систему.
Автоматизация: AmoCRM позволяет вам создавать автоматические рабочие
процессы (workflows), которые автоматически выполняют определенные задачи,
когда происходят определенные события. Например, когда новый контакт заполняет
форму на вашем сайте, система может автоматически создать новую сделку,
отправить письмо потребителю, и назначить задачу адвокату.
Интеграция
с другими системами: AmoCRM
интегрируется с множеством других систем, включая Google Analytics, Facebook,
Яндекс.Метрика, Slack, и многие другие.
Аналитика: AmoCRM предоставляет аналитику и отчеты о
производительности вашей фирмы.
Преимущества AmoCRM для юридической компании
Одно из главных преимуществ AmoCRM — это простота
использования. Интерфейс очень интуитивный, и новые пользователи могут быстро
разобраться, как использовать систему. Это особенно важно для юридических фирм,
где адвокаты часто не хотят тратить много времени на освоение новых систем.
Второе преимущество — это ориентированность на продажи.
AmoCRM был разработан специально для управления продажами, и поэтому все
функции оптимизированы для этой цели. Это означает, что система помогает вам не
только управлять клиентами, но и продавать больше услуг.
Третье преимущество — это хорошая интеграция с
маркетинговыми инструментами. AmoCRM интегрируется с Google Analytics,
Facebook, Яндекс.Метрика, и другими маркетинговыми платформами. Это позволяет
вам отслеживать полный путь потребителя от первого контакта с вашей рекламой до
заключения договора.
Четвертое преимущество — это относительно низкая стоимость
для малых и средних предприятий.
Несмотря на преимущества, у AmoCRM есть несколько
недостатков. Во-первых, функции управления временем (time tracking) ограничены.
AmoCRM не имеет встроенной системы отслеживания времени, и вам нужно
использовать дополнительное расширение или интегрировать третью систему.
Во-вторых, управление документами не очень развито. AmoCRM
позволяет вам прикреплять документы к сделкам, но он не имеет встроенной
системы управления документами, как Битрикс24.
В-третьих, AmoCRM менее гибкий в плане кастомизации, чем
Битрикс24. Вы не можете создавать столько пользовательских полей и пользовательских
рабочих процессов.
В-четвертых, AmoCRM может быть недостаточным для больших
юридических фирм с множеством разных отделов и сложными рабочими процессами.
AmoCRM предлагает следующие тарифные планы: Бесплатный план (Free): включает
базовые функции управления контактами, управление сделками, и календарь.
Подходит для очень малых фирм. Стартап
(Startup): 2999 рублей в месяц. Включает все функции бесплатного плана, плюс
дополнительные функции управления сделками и автоматизации. Бизнес (Business): 7999 рублей в месяц.
Включает все функции плана Стартап, плюс расширенную аналитику и интеграцию с
телефонией. Корпоративный
(Enterprise): от 15000 рублей в месяц. Включает все функции, плюс
дополнительную поддержку и кастомизацию.
Обзор ProjectMate
Что такое ProjectMate и его основные возможности
ProjectMate — это специализированная CRM система для
юридических фирм. В отличие от Битрикс24 и AmoCRM, которые являются
универсальными CRM системами, ProjectMate был разработан специально с учетом
потребностей юридического бизнеса. Это означает, что многие функции, которые
важны для юридических фирм, уже встроены в систему.
Основные возможности ProjectMate:
Управление
контактами и компаниями:
ProjectMate позволяет вам создавать профили клиентов с подробной информацией,
включая информацию о типе дела, соответствующее законодательство, и прошлые
дела.
Управление
делами: ProjectMate имеет
специализированное управление делами, которое позволяет вам: создавать
подробные профили каждого дела; отслеживать статус дела на разных этапах
судебного процесса; управлять документами, связанными с делом; отслеживать
сроки (deadlines) и отправлять напоминания о приближающихся сроках.
Отслеживание
времени: ProjectMate имеет встроенную
систему отслеживания времени, которая позволяет адвокатам записывать, сколько
времени они потратили на каждую задачу или дело. Это особенно важно для
юридических фирм, которые оплачивают работу на основе отработанного времени.
Управление
счетами: ProjectMate позволяет вам
создавать счета на основе отработанного времени или фиксированной стоимости
услуги. Система может автоматически генерировать счета на основе отслеживаемого
времени.
Управление
документами: ProjectMate имеет встроенную
систему управления документами, которая позволяет вам хранить и организовывать
документы, связанные с делами. Система может автоматически классифицировать
документы на основе их типа.
Календарь
и встречи: ProjectMate имеет встроенный
календарь с напоминаниями о встречах и сроках.
Аналитика: ProjectMate предоставляет аналитику, специфичную для
юридического бизнеса, включая информацию о среднем размере дела, среднем
времени, затраченном на дело, и прибыльности каждого адвоката.
Преимущества ProjectMate для юридической компании
Главное преимущество ProjectMate — это то, что он был
разработан специально для юридических фирм. Это означает, что все функции
оптимизированы для нужд юридического бизнеса. Например, система автоматически
отслеживает сроки, которые имеют решающее значение в юридическом деле.
Второе преимущество — это встроенная система отслеживания
времени. Для юридических фирм это критически важно, и ProjectMate имеет лучшую
систему отслеживания времени из всех трех систем, которые мы рассматриваем.
Третье преимущество — это специализированное управление
финансами. ProjectMate может автоматически генерировать счета на основе
отслеживаемого времени, что экономит много времени.
Четвертое преимущество — это лучшее управление документами.
ProjectMate имеет специализированное управление документами, которое понимает
типы документов, связанные с юридическими делами.
Несмотря на преимущества, у ProjectMate есть несколько
недостатков. Во-первых, это менее известная система, чем Битрикс24 или AmoCRM.
Это означает, что документация может быть менее полной, и может быть сложнее
найти решения для проблем.
Во-вторых, функции маркетинга и автоматизации не так
продвинуты, как у AmoCRM. Если вы хотите использовать систему также для
управления маркетингом, ProjectMate может быть недостаточным.
В-третьих, интеграция с другими системами может быть
ограничена. ProjectMate может не иметь встроенной интеграции со всеми
системами, которые вы используете.
В-четвертых, ProjectMate может быть более дорогим для
больших фирм.
ProjectMate предлагает следующие тарифные планы: Базовый план (Basic): от 5000 рублей в
месяц. Включает управление контактами, управление делами, и календарь. Профессиональный план (Professional):
от 10000 рублей в месяц. Включает все функции базового плана, плюс отслеживание
времени, управление счетами, и управление документами. Корпоративный план (Enterprise): цена договаривается. Включает все
функции, плюс дополнительную поддержку и кастомизацию.
Сравнение трех CRM систем
Таблица сравнения Битрикс24, AmoCRM и ProjectMate
|
Функция |
Битрикс24 |
AmoCRM |
ProjectMate |
|
Управление контактами |
✓ |
✓ |
✓ |
|
Управление делами |
✓ |
✓ |
✓✓ |
|
Отслеживание времени |
✗ |
✗ |
✓✓ |
|
Управление финансами/счетами |
✓ |
✗ |
✓✓ |
|
Управление документами |
✓ |
✓ |
✓✓ |
|
Календарь и встречи |
✓ |
✓ |
✓ |
|
Автоматизация |
✓ |
✓✓ |
✓ |
|
Интеграция с маркетингом |
✓ |
✓✓ |
✗ |
|
Интеграция с другими системами |
✓✓ |
✓✓ |
✓ |
|
Простота использования |
✓ |
✓✓ |
✓ |
|
Гибкость и кастомизация |
✓✓ |
✓ |
✓ |
|
Цена |
✓ |
✓✓ |
✓ |
Какую систему выбрать в зависимости от размера и типа
юридической фирмы
Для
маленькой юридической фирмы (1-3 адвоката): рекомендуется использовать AmoCRM
или бесплатный план Битрикс24. Обе
системы просты в использовании и не слишком дорогие. AmoCRM имеет лучший
интерфейс и проще в использовании, но Битрикс24 более гибкий, если вы захотите
расширить функциональность в будущем.
Для
средней юридической фирмы (4-10 адвокатов): рекомендуется использовать Битрикс24
или ProjectMate. Если фирма работает
в разных областях права и требует сложные управления делами, рекомендуется ProjectMate. Если фирма хочет
интегрировать управление CRM с другими аспектами управления бизнесом
(маркетинг, управление проектами, внутренние коммуникации), рекомендуется Битрикс24.
Для большой
юридической фирмы (более 10 адвокатов):
рекомендуется использовать Битрикс24
с корпоративным планом или ProjectMate
с корпоративным планом. Обе системы достаточно мощные и гибкие для управления
большой фирмой с множеством адвокатов и разными отделами.
Критерии выбора CRM системы
При выборе CRM системы для вашей юридической фирмы,
рассмотрите следующие критерии:
1. Специфические
потребности вашей фирмы:
Определите, какие функции наиболее важны для вашей фирмы. Если отслеживание
времени и управление финансами являются приоритетом, выберите ProjectMate. Если
маркетинг и автоматизация являются приоритетом, выберите AmoCRM. Если вы хотите
комплексное решение для управления всеми аспектами вашего бизнеса, выберите
Битрикс24.
2. Размер
вашей фирмы: Выберите систему, которая может
расти вместе с вашей фирмой. Все три системы могут масштабироваться, но
некоторые более подходят для малых фирм, а другие — для больших.
3. Бюджет: Выберите систему, которая подходит вашему бюджету. AmoCRM
обычно дешевле, чем Битрикс24, но цены могут меняться.
4. Простота
использования: Если ваша команда не очень
технически подкована, выберите систему с простым интерфейсом (AmoCRM или
ProjectMate).
5. Поддержка
и документация: Выберите систему с хорошей
поддержкой и полной документацией. Для российских компаний, все три системы
имеют хорошую поддержку на русском языке.
Практические советы по внедрению CRM системы в юридической фирме
Подготовка к внедрению CRM системы
Прежде чем внедрить CRM систему, вам необходимо подготовить
вашу фирму. Это включает: определение всех процессов, которые вы используете в
вашей фирме; определение того, какие данные о клиентах вы хотите хранить в
системе; обучение команды использованию новой системы; определение
ответственного лица, который будет управлять системой.
Миграция данных из старой системы
Если у вас уже есть информация о клиентах в другой системе
(например, в Excel, в другой CRM системе, или в бумажных файлах), вам нужно
перенести эту информацию в новую систему. Это может быть сложным процессом,
особенно если данные в разных форматах. Рекомендуется: сначала очистить данные
и убедиться, что они в правильном формате; обратиться к поставщику CRM системы
для помощи в миграции; провести тестовую миграцию, чтобы убедиться, что данные
правильно перенесены; создать резервную копию старых данных на случай
необходимости.
Рекомендуется внедрять CRM систему постепенно, а не все
сразу. Начните с базовых функций (управление контактами, управление делами,
календарь), и постепенно добавляйте более сложные функции (отслеживание
времени, управление финансами, аналитика). Это позволяет вашей команде
постепенно адаптироваться к новой системе.
Убедитесь, что вся ваша команда обучена использованию новой
системы. Рекомендуется: провести обучающие сессии для разных групп пользователей
(например, для адвокатов, для секретарей); создать внутреннюю документацию и
инструкции по использованию системы; назначить "чемпионов" в каждом
отделе, которые помогают другим пользователям; регулярно проводить
"ревью" использования системы и обсуждать способы улучшения.
Регулярный мониторинг и оптимизация
После внедрения CRM системы, регулярно контролируйте, как система используется, и оптимизируйте рабочие процессы на основе полученного опыта. Это может включать: регулярный анализ данных аналитики; опросы пользователей о том, что им нравится и что не нравится в системе; постоянное улучшение рабочих процессов на основе новых требований.